CTimeMS – aplicação de apoio à orçamentação
O CTimeMS é um aplicação de apoio à orçamentação desenvolvida pela TimeLink que em conjunto com o Sistema Candy, permite automatizar tarefas repetitivas que consomem muito tempo durante a elaboração dos orçamentos.
Depois de configurado (não é instalar e usar) é o conjunto de software que mais tempo me poupou e poupa, na execução de um orçamento.
O meu favorito é o SP (consultas aos subempreiteiros e fornecedores) que após classificarmos o articulado com os códigos de sub empreiteiros, cria em menos de 5 minutos todos os ficheiros de excel para as consultas, cria uma pasta para cada um e guarda lá o ficheiro. É só juntar os desenhos e enviar.
Outros módulos que uso imenso, são o SM que envia os emails personalizados aos subempreiteiros e fornecedores assim como o BC que importa aqueles articulados ridículos espalhados por várias folhas para o Candy e no final preenche os preços nesses ficheiros idiotas.
Finalmente o SR que é o módulo que utilizo para exportar as fichas de rendimento do Candy / CCS para Excel que são publicadas aqui no site.
Quem trabalhar com o Candy / CCS e não usar o CTimeMS anda a gastar mais 25% de tempo do que devia.
Módulos
- Módulo BC – Consolidação automática de articulados distribuídos por diversos ficheiros ou separadores. Registo dos preços de venda nos ficheiros do cliente.
- Módulo SP – Criação dos ficheiros Excel para consulta aos subempreiteiros colocando-os em pastas individuais.
- Módulo SM – Envio automático de emails personalizados a subempreiteiros / fornecedores com os ficheiros em anexo.
- Módulo SR – Geração das fichas com o detalhe dos preços unitários nos modelo Excel exigidos pelos clientes.
- Módulo DT – Transferência de preços dos ficheiros dos subempreiteiros para os mapas do Candy permitindo a importação para os mapas comparativos.
- Módulo CF – Cálculo e optimização do cash flow de projectos e simulação de cenários financeiros.
- Módulo BA – Estimativas rápidas de concursos, Comparação de versões de uma proposta, Relatório 360º de orçamentos. Dashboard Comercial.
Fases do processo orçamental
Regeneração de articulados irregulares.
Consolidação automática num único ficheiro de articulados dispersos por diversos ficheiros/separadores.
♦ Processamento de nrº ilimitado de ficheiros e separadores. ♦ Capacidade de processamento de diferentes configurações. ♦ Possibilidade de exclusão de separadores do processamento. ♦ Consolidação de campos distribuídos por diversas colunas. ♦ Não processamento de linhas ocultas.
Processamento simultâneo dos ficheiros excel relativos a todos os pedidos de cotação a subempreiteiros.
♦ Criação automática da pasta de cada subempreitada. ♦ Criação dos ficheiros excel relativos às diversas subempreitadas. ♦ Gravação do ficheiro excel de cada subempreitada na respectiva pasta. ♦ Possibilidade de inclusão/exclusão de comentários e subnotas..
Processamento automático de correio personalizado a subempreiteiros.
♦ Rápida selecção das entidades a consultar relativamente a cada subempreitada. ♦ Fácil organização dos documentos a enviar de cada subempreitada. ♦ Possibilidade de usar templates de mail personalizados. ♦ Controlo de respostas dos subempreiteiros. ♦ Análise estatística das consultas e respectivas respostas. ♦ Arquivo organizado dos mail's enviados.
Validação em tempo real de orçamentos em elaboração.
Visão 360º de orçamentos.
♦ Visão do orçamento em diferentes perspectivas. ♦ Processamento automático e simultâneo de todos os quadros de informação pretendidos. ♦ Envio da informação pretendida para ficheiros externos. ♦ Rentabilização da capacidade de codificação existente no Candy. ♦ Tabela central de configuração.
Facilitadores do processo de optimização de orçamentos.
Facilitador para a importação de preços de subempreiteiros.
♦ Transferência de preços para os mapas (Candy / CTimeMS) preparados para importação automática no Candy.
Comparação de orçamentos / versões.
Cálculo e optimização do cash flow de projectos.
♦ Multi-projecto / multi-revisão / multi-moeda.
♦ Análise NPV (Net Present Value).
♦ Recebimentos / pagamentos fraccionados.
♦ Retenções e respectivos reembolsos.
♦ Adiantamentos e respectivos reembolsos.
♦ Financiamentos e respectivos encargos.
♦ IVA.
♦ Prazos de recebimento e pagamento específicos.
♦ Factores de câmbio.
Facilitadores do processo de optimização de orçamentos.
Registo automático de preços no(s) ficheiro(s) do cliente.
♦ Registo automático dos preços da proposta no(s) ficheiro(s) do cliente. ♦ Possibilidade de aplicação de um factor aos preços. ♦ Relatório de eventuais erros detectados.
Relatório das fichas de preço do Candy em formatos especiais.
♦ Listagem das fichas de preços (Candy worksheets) no formato exigido pelo cliente. ♦ Relatórios separados das fichas de preço principais e auxiliares (complexos). ♦ Possibilidade de formato com dupla moeda. ♦ Tratamento de orçamentos com macro price codes. ♦ Capacidade de captura de variáveis (ex: nrº de homens e máquinas, coeficiente de produção,...)
Dashboard Comercial.
Como funciona…
Módulo BC (Bill Consolidation)
- Consolidação automática num único ficheiro de articulados que se encontrem distribuídos por diversos ficheiros ou separadores.
- Registo automático dos preços de venda da proposta no(s) ficheiro(s) originais do cliente.
Criação de pasta para a operação.
Configuração do sistema.
♦ Registar a pasta de operação no sistema.
♦ Abrir o ficheiro de apoio CTimeBC_Coord.xlsx. (Botão 1)
♦ Abrir sucessivamente os ficheiros do cliente com o articulado e registar na tabela (1) as diferentes configurações que existirem.
♦ Na tabela (2) será assinalada qual a configuração adequada a cada ficheiro/separador, ou a sua eventual exclusão do processamento.
♦ Após o correcto preenchimento das matrizes, efectuar o processamento autiomático da configuração. (Botão 2)
Consolidação do articulado.
♦ Com a tabela de coordenadas automáticamente preenchida, deverá ser efectuado um prévio diagnóstico.
♦ Através do mesmo, comprovamos o nrº de ficheiros e separadores a tratar, bem como o nrº total de linhas envolvidas e um total de controlo.
♦ Caso não sejam detectados problemas no diagnóstico, poderá ser processada a operação de consolidação do articulado num único ficheiro criado pelo sistema (CTimeBC.xlsx).
Análise do ficheiro com o articulado integral.
♦ Caso a operação de consolidação (que deverá demorar breves minutos / segundos) seja concluído com sucesso, deverá ser aberto o ficheiro com o articulado consolidado. (Botão 4)
♦ No referido ficheiro poderá ser confirmado (via total de controlo) a integridade da operação, bem como serem visualizadas eventuais informações registadas pelo CTimeMS.
Transferência dos preços da proposta para os ficheiros do cliente.
♦ Operações padrão em Candy :
» Importação do articulado integral. (via CTimeBC.xlsx)
» Elaboração do orçamento.
» Exportação dos preços de venda para o ficheiro CTimeBC.xlsx.
♦ Com o ficheiro do sistema actualizado com os preços de venda da proposta, poderá ser efectuada a operação de transferência para os ficheiros do cliente. (Botão 5)
♦ Caso a operação seja concluída com sucesso, poderemos confirmar nos ficheiros do cliente a correcta transferência dos preços da proposta.
Módulo SP (Subcontract Package)
- Processamento simultâneo e automático dos ficheiros Excel com os articulados relativos às subempreitadas do projecto.
- Criação automática de pasta para cada subempreitada e gravação do respectivo ficheiro com o articulado.
Exportação de dados Candy.
Configuração do sistema.
♦ Registar a pasta de operação.
♦ O modelo Excel do mapa de articulado, será copiado automáticamente para a pasta de operação.
♦ Registar o ficheiro Excel com os dados Candy.
Criação de ficheiros com os articulados das subempreitadas.
♦ Processar a preparação do processo para carregar as subempreitadas registadas no Candy. (Botão 1)
♦ A selecção das subempreitadas a processar pode ser feita parcialmente (no campo Subcontract Package) ou na globalidade via botão 2.
♦ A criação automática das pastas e mapas Excel relativos às subempreitadas seleccionadas, será efectuado via botão 3.
Módulo SM (Send Mail)
- Processamento automático de correio personalizado a subempreiteiros / fornecedores.
- Análise estatística dos pedidos de cotação e respectivas respostas.
Parametrização da operação.
♦ Registar no campo (1) o ficheiro CTimeSM.xlsx da operação, o qual é criado automáticamente aquando do processamento no módulo SP (Subcontract Package).
♦ Se necessário, registar o ficheiro central com os dados estatísticos (CTimeSM_Stat.xlsx) no campo (2).
♦ A actualização da tabela de subempreiteiros poderá ser feita a partir da tabela central (Excel / Outlook) via campo (3).
Preparação da consulta a subempeiteiros.
♦ Via botão (1) podem ser registados automáticamente pastas ou ficheiros específicos a anexar aos mail’s .
♦ A indexação das pastas/ficheiros às subempreitadas a que digam respeito é efectuada na tabela [Documents Table].
♦ As referidas pastas e ficheiros individuais podem copiadas automáticamente para a pasta das respectivas subempreitadas via botão (2) podendo ser objecto de compressão prévia (código z) ou simplesmente anexadas (código x).
Processamento de consultas a subempreiteiros.
♦ Preencher adequadamente os restantes campos do Package Code a processar.
♦ Seleccionar no separador [Subcontractors] as entidades a consultar para a subempreitada em questão.
♦ Processar através do botão (1) a transferência automática das entidades seleccionadas para a tabela de controlo de mail’s do separador [Mail].
♦ Preencher conforme pretendido os campos assinalados em (2) e processar a emissão do mail para as entidades seleccionadas via botão (3).
Validação da operação e envio dos mail's.
♦ Tendo sido seleccionada a opção de guardar na pasta [Draft] os mail’s gerados, após confirmação da sua integridade, poderemos proceder ao seu envio em simultâneo.
♦ Podemos confirmar a anexação dos documentos, a personalização, o registo do prazo, as notas adicionais, o link específico,….
Análise estatística consolidada.
a♦ A correcta implementação do sistema, permitirá à empresa dispôr de uma análise estatística de todas as consultas a subempreiteiros, bem como das respostas obtidas.
Módulo SR (Special Reports)
- Geração das fichas com o detalhe dos preços unitários nos modelo Excel exigidos pelos clientes.
- Relatórios das fichas principais e auxiliares (recursos complexos).
Preparação e exportação de dados do Candy.
♦ Elaborar as worksheets do orçamento em função dos objectivos de informação pretendidos no relatório, nomeadamente ao nível das variáveis pretendidas (nrº homens, nrº de máquinas, coeficiente de produção, …).
♦ Exportar do Candy o(s) adequado(s) ficheiro(s) para a pasta de operação, respeitando a estrutura dos templates de exportação e a metodologia definida no manual.
Preparação do modelo específico de relatório.
♦ Existe liberdade total na configuração do modelo de relatório em função do formato exigido pelo cliente.
♦ O modelo poderá ter um número mínimo de linhas em cada grupo (sugere-se 4), porque o sistema inserirá automáticamente as linhas necessárias.
Parametrização da operação.
♦ Registo dos ficheiros com dados Candy e modelo de relatório no separador [Parâmetros].
♦ Registo e activação das variáveis a capturar e a registar no relatório no separador [Variáveis]. (ex: nrº homens/máquinas, coef. de produção,…)
♦ Registo dos grupos de recursos exigidos no relatório e respectiva indexação dos recursos e variáveis em cada grupo no separador [Grupos de Recursos].
♦ Registo das coordenadas excel (linha/coluna) dos campos a registar no relatório no separador [Coordenadas 1] – Fichas principais de preços e [Coordenadas 2] – Fichas de preços auxiliares (recursos complexos), bem como outros campos de configuração.
Processamento de dados e impressão de relatórios.
♦ Processar o tratamento da informação Candy via botão (1).
♦ Caso não sejam detectados problemas no processamento de dados, validar os totais apresentados com os totais Candy.
♦ Processar a impressão do(s) relatório(s) pretendidos via botão (2).
Módulo DT (Data Transfer)
- Transferência de preços dos ficheiros dos subempreiteiros para os mapas do Candy permitindo a importação para os respectivos mapas comparativos.
- Transferência de dados Candy para ficheiros Excel com configurações específicas.
Parametrização da operação.
♦ Registo dos ficheiros de origem e destino.
♦ Indicação das colunas dos campos de ligação entre ficheiros, de transferência de dados, de relatório das ligações efectuadas, bem como restantes parâmetros.
♦ A opção de transferência [Preços] está vocacionada para a transferência de preços dos mapas dos subempreiteiros para os mapas Excel preparados para a importação automática no módulo [Mapas Comparativos] do Candy.
♦ A opção [Livre] tem uma imensa capacidade de transferência de dados entre dois ficheiros Excel, incluindo a funcionalidade de converter dados que estejam em linha no ficheiro de origem (Candy) para colunas no ficheiro de destino.
Processamento da transferência de dados.
♦ Análise do sucesso da transferência de dados entre ficheiros.
Módulo CF (Cash Flow)
- Cálculo e optimização do cash flow de projectos.
- Simulação de cenários.
- Análise NPV (Net Present Value).
Exportação de dados Candy.
♦ Exportar o(s) ficheiro(s) do Candy para a pasta de operação, respeitando a estrutura dos templates de exportação e a metodologia definida no manual.
Parametrização da operação.
♦ Parametrização adequada (no aplicável) nas tabelas de sistema do ficheiro de cálculo.
♦ Indicação do ficheiro de cálculo do Cash Flow (CTimeCF.xlsm).
♦ Indicação do(s) ficheiro(s) com os dados Candy, bem como restantes parâmetros.
♦ Transferância (via botão 1) dos dados Candy para o ficheio de cálculo e análise.
Simulações de Cash Flow.
♦ Processamento das diversas simulações do Cash Flow (via botão 2) em função da parametrização efectuada.
> Multi-projecto / multi-revisão / multi-moeda.
> Análise NPV (Net Present Value).
> Recebimentos / pagamentos fraccionados.
> Retenções e respectivos reembolsos.
> Adiantamentos e respectivos reembolsos.
> Financiamentos e respectivos encargos.
> IVA.
> Prazos de recebimento e pagamento específicos.
> Factores de câmbio.
Módulo BA (Budget Analysis)
- Rápidas e fidedignas estimativas de concursos.
- Comparação de orçamentos / versões de uma proposta.
- Validação em tempo real de orçamentos em elaboração.
- Facilitadores do processo de optimização através de análises especiais.
- Base de dados de diversos tipos de rácios.
- Visão 360º de um orçamento, através do processamento simultâneo e automático de todos os quadros pretendidos.
- Dashboard Comercial » potente e flexível “cubo” de informação.
Exportação de dados Candy.
♦ Exportar o(s) ficheiro(s) do Candy para a pasta de operação, respeitando a estrutura dos templates de exportação e a metodologia definida no manual.
Parametrização da operação.
♦ Indicação do(s) ficheiro(s) com os dados Candy.
♦ Indicação do ficheiro de análise (CTimeBA.xlsm), bem como restantes parâmetros.
♦ Processamento do envio de dados para o ficheiro de análise via botão (1).
Consolidação e análises a 360º dos orçamentos elaborados pela empresa.
♦ Cálculo e gravação de rácios na base de dados central SQL – Comercial.
♦ Processamento da multiplicidade de análises possíveis :
> Pré-estimativas de orçamentos.
> Relatório 360º de orçamento.
> Análises especiais para optimização de orçamentos.
> Validação em tempo real de orçamentos em curso.
> Comparação de revisões de orçamentos.
> Evolução temporal dos rácios de propostas para diferentes tipos de obra.
> Dashboard Comercial, para uma visão 360º do desempenho comercial da empresa.
Saiba mais....
Gostaria de saber mais sobre o CTimeMS e como ele o poderia ajudar na sua empresa?
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