CTimeMS – aplicação de apoio à orçamentação

27/11/2019Sistema Candy CCS

O CTimeMS é um aplicação de apoio à orçamentação desenvolvida pela TimeLink que em conjunto com o Sistema Candy, permite automatizar tarefas repetitivas que consomem muito tempo durante a elaboração dos orçamentos.

Depois de configurado (não é instalar e usar) é o conjunto de software que mais tempo me poupou e poupa, na execução de um orçamento. 

O meu favorito é o SP (consultas aos subempreiteiros e fornecedores) que após classificarmos o articulado com os códigos de sub empreiteiros, cria em menos de 5 minutos todos os ficheiros de excel para as consultas, cria uma pasta para cada um e guarda lá o ficheiro. É só juntar os desenhos e enviar.

Outros módulos que uso imenso, são o SM que envia os emails personalizados aos subempreiteiros e fornecedores assim como o BC que importa aqueles articulados ridículos espalhados por várias folhas para o Candy e no final preenche os preços nesses ficheiros idiotas.

Finalmente o SR que é o módulo que utilizo para exportar as fichas de rendimento do Candy / CCS para Excel que são publicadas aqui no site.

Quem trabalhar com o Candy / CCS e não usar o CTimeMS anda a gastar mais 25% de tempo do que devia.

Módulos

  • Módulo BC – Consolidação automática de articulados distribuídos por diversos ficheiros ou separadores. Registo dos preços de venda nos ficheiros do cliente.
  • Módulo SP – Criação dos ficheiros Excel para consulta aos subempreiteiros colocando-os em pastas individuais.
  • Módulo SM – Envio automático de emails personalizados a subempreiteiros / fornecedores com os ficheiros em anexo.
  • Módulo SR – Geração das fichas com o detalhe dos preços unitários nos modelo Excel exigidos pelos clientes.
  • Módulo DT – Transferência de preços dos ficheiros dos subempreiteiros para os mapas do Candy permitindo a importação para os mapas comparativos.
  • Módulo CF – Cálculo e optimização do cash flow de projectos e simulação de cenários financeiros.
  • Módulo BA – Estimativas rápidas de concursos, Comparação de versões de uma proposta, Relatório 360º de orçamentos. Dashboard Comercial.

Fases do processo orçamental

Rápidas e fidedignas estimativas de concursos.


Com base nos rácios de projectos similares.
♦ Disponíveis inúmeros tipos de rácios. (ex: m2 construção,quartos,camas,km,...).
♦ Possibilidade de utilização de rácios médios, máximos e mínimos.
♦ Possibilidade de aplicação de factores de actualização.
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Regeneração de articulados irregulares.

Alinhamento dos campos de cada artigo.
♦ Geração de descrições omissas.
♦ Extracção de dados de ficheiros problemáticos.
♦  Vacinação de ficheiros com erros.

Consolidação automática num único ficheiro de articulados dispersos por diversos ficheiros/separadores.

Processamento de nrº ilimitado de ficheiros e separadores. ♦ Capacidade de processamento de diferentes configurações. ♦ Possibilidade de exclusão de separadores do processamento. ♦ Consolidação de campos distribuídos por diversas colunas. ♦ Não processamento de linhas ocultas.
Processamento simultâneo dos ficheiros excel relativos a todos os pedidos de cotação a subempreiteiros.

 Criação automática da pasta de cada subempreitada. 
♦ Criação dos ficheiros excel relativos às diversas subempreitadas.
♦ Gravação do ficheiro excel de cada subempreitada na respectiva pasta.
♦ Possibilidade de inclusão/exclusão de comentários e subnotas..
Processamento automático de correio personalizado a subempreiteiros.

Rápida selecção das entidades a consultar relativamente a cada subempreitada. ♦ Fácil organização dos documentos a enviar de cada subempreitada. ♦ Possibilidade de usar templates de mail personalizados. ♦ Controlo de respostas dos subempreiteiros. ♦ Análise estatística das consultas e respectivas respostas. ♦ Arquivo organizado dos mail's enviados.
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Validação em tempo real de orçamentos em elaboração.

Com base nos rácios de  projectos similares.
♦ Selecção de projectos por diversos critérios.
♦ Possibilidade de utilização de rácios médios, máximos e mínimos.
♦ Validação por diferentes tipos de rácios.
♦ Possibilidade de aplicação de factores de actualização.

Visão 360º de orçamentos.


Visão do orçamento em diferentes perspectivas.
♦ Processamento automático e simultâneo de todos os quadros de informação pretendidos. ♦ Envio da informação pretendida para ficheiros externos. ♦ Rentabilização da capacidade de codificação existente no Candy. ♦ Tabela central de configuração.
Facilitadores do processo de optimização de orçamentos.

  Análise consolidada de orçamentos por código de preço.
♦  Hierarquização dos códigos de preço em função da sua relevância no orçamento.
♦  Consolidação por código de preço de quantidades e valores.
♦  Quadro e matriz com relação nrº artigos versus valor global.

Facilitador para a importação de preços de subempreiteiros.

Transferência de preços para os mapas (Candy / CTimeMS) preparados para importação automática no Candy.
Transferência de dados Candy para ficheiros Excel com configurações específicas.


♦ Elevada flexibilidade de configuração.
♦ Possibilidade de transferência de dados em linhas para colunas.
♦ Criação de quadros em formato tabela a partir de listagens Candy.
♦ Relatório das transferências..
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Comparação de orçamentos / versões.

♦ Selecção de projectos / versões por diversos critérios.
♦ Possibilidade de utilização de rácios médios, máximos e mínimos.
♦ Validação por diferentes tipos de rácios.
♦ Possibilidade de aplicação de factores de actualização.

Cálculo e optimização do cash flow de projectos.

Multi-projecto / multi-revisão / multi-moeda.
Análise NPV (Net Present Value).
Recebimentos / pagamentos fraccionados.
Retenções e respectivos reembolsos.
Adiantamentos e respectivos reembolsos.
Financiamentos e respectivos encargos.
IVA.
Prazos de recebimento e pagamento específicos.
Factores de câmbio.

Facilitadores do processo de optimização de orçamentos.

  Análise consolidada de orçamentos por código de preço.
♦  Fácil identificação dos códigos de preço com mais relevância.
♦  Quadro e matriz com relação nrº artigos versus valor global.

Registo automático de preços no(s) ficheiro(s) do cliente.

Registo automático dos preços da proposta no(s) ficheiro(s) do cliente. ♦ Possibilidade de aplicação de um factor aos preços. ♦ Relatório de eventuais erros detectados.
Relatório das fichas de preço do Candy em formatos especiais.

♦ Listagem das fichas de preços (Candy worksheets) no formato exigido pelo cliente. ♦ Relatórios separados das fichas de preço principais e auxiliares (complexos). ♦ Possibilidade de formato com dupla moeda. ♦ Tratamento de orçamentos com macro price codes. ♦ Capacidade de captura de variáveis (ex: nrº de homens e máquinas, coeficiente de produção,...)
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Dashboard Comercial.

♦ Potente e configurável “cubo” de informação.
♦ Alicerçado numa base de dados SQL.
♦ Visualização do desempenho comercial por inúmeras perspectivas.
♦ Análise em nrº, valor de venda e margem.

Análise de rácios dos orçamentos da empresa a 360º.

♦ Disponíveis diversos tipos de rácios.
Selecção de projectos por diferentes critérios.
♦ Evolução temporal de rácios.

Como funciona…

Módulo BC (Bill Consolidation)

  • Consolidação automática num único ficheiro de articulados que se encontrem distribuídos por diversos ficheiros ou separadores.
  • Registo automático dos preços de venda da proposta no(s) ficheiro(s) originais do cliente.
Criação de pasta para a operação.

♦ A pasta deverá ser exclusivamente para os ficheiros que integram o articulado.
♦ No exemplo, temos o articulado distribuído por 27 ficheiros Excel que pretendemos consolidar num único ficheiro pronto a importar para o Candy.

 

Configuração do sistema.

♦ Registar a pasta de operação no sistema.
♦ Abrir o ficheiro de apoio CTimeBC_Coord.xlsx. (Botão 1)
♦ Abrir sucessivamente os ficheiros do cliente com o articulado e registar na tabela (1) as diferentes configurações que existirem.
♦ Na tabela (2) será assinalada qual a configuração adequada a cada ficheiro/separador, ou a sua eventual exclusão do processamento.
♦ Após o correcto preenchimento das matrizes, efectuar o processamento autiomático da configuração. (Botão 2)

 

Consolidação do articulado.

♦ Com a tabela de coordenadas automáticamente preenchida, deverá ser efectuado um prévio diagnóstico.
♦ Através do mesmo, comprovamos o nrº de ficheiros e separadores a tratar, bem como o nrº total de linhas envolvidas e um total de controlo.
♦ Caso não sejam detectados problemas no diagnóstico, poderá ser processada a operação de consolidação do articulado num único ficheiro criado pelo sistema (CTimeBC.xlsx).

 

Análise do ficheiro com o articulado integral.

♦ Caso a operação de consolidação (que deverá demorar breves minutos / segundos) seja concluído com sucesso, deverá ser aberto o ficheiro com o articulado consolidado. (Botão 4)
♦ No referido ficheiro poderá ser confirmado (via total de controlo) a integridade da operação, bem como serem visualizadas eventuais informações registadas pelo CTimeMS.

 

Transferência dos preços da proposta para os ficheiros do cliente.

♦ Operações padrão em Candy :

» Importação do articulado integral. (via CTimeBC.xlsx)
» Elaboração do orçamento.
» Exportação dos preços de venda para o ficheiro CTimeBC.xlsx.

♦ Com o ficheiro do sistema actualizado com os preços de venda da proposta, poderá ser efectuada a operação de transferência para os ficheiros do cliente. (Botão 5)
♦ Caso a operação seja concluída com sucesso, poderemos confirmar nos ficheiros do cliente a correcta transferência dos preços da proposta.
 

Módulo SP (Subcontract Package)

  • Processamento simultâneo e automático dos ficheiros Excel com os articulados relativos às subempreitadas do projecto.
  • Criação automática de pasta para cada subempreitada e gravação do respectivo ficheiro com o articulado.
Criação de pasta para a operação.

♦ A pasta deverá ser exclusiva para o processo.

 

Exportação de dados Candy.

♦ Exportar o articulado Candy (de acordo com o template definido) para a pasta de operação.

 

Configuração do sistema.

♦ Registar a pasta de operação.
♦ O modelo Excel do mapa de articulado, será copiado automáticamente para a pasta de operação.
♦ Registar o ficheiro Excel com os dados Candy.

 

Criação de ficheiros com os articulados das subempreitadas.

♦ Processar a preparação do processo para carregar as subempreitadas registadas no Candy. (Botão 1)
♦ A selecção das subempreitadas a processar pode ser feita parcialmente (no campo Subcontract Package) ou na globalidade via botão 2.
♦ A criação automática das pastas e mapas Excel relativos às subempreitadas seleccionadas, será efectuado via botão 3.


 

Módulo SM (Send Mail)

  • Processamento automático de correio personalizado a subempreiteiros / fornecedores.
  • Análise estatística dos pedidos de cotação e respectivas respostas.
Parametrização da operação.

♦ Registar no campo (1) o ficheiro CTimeSM.xlsx da operação, o qual é criado automáticamente aquando do processamento no módulo SP (Subcontract Package). 
♦ Se necessário, registar o ficheiro central com os dados estatísticos (CTimeSM_Stat.xlsx) no campo (2).

♦ A actualização da tabela de subempreiteiros poderá ser feita a partir da tabela central (Excel / Outlook) via campo (3). 

Preparação da consulta a subempeiteiros.

♦ Via botão (1) podem ser registados automáticamente pastas ou ficheiros específicos a anexar aos mail’s .
♦ A indexação das pastas/ficheiros às subempreitadas a que digam respeito é efectuada na tabela [Documents Table].

♦ As referidas pastas e ficheiros individuais podem copiadas automáticamente para a pasta das respectivas subempreitadas via botão (2) podendo ser objecto de compressão prévia (código z) ou simplesmente anexadas (código x).

 

Processamento de consultas a subempreiteiros.

♦ Preencher adequadamente os restantes campos do Package Code a processar.

♦ Seleccionar no separador [Subcontractors] as entidades a consultar para a subempreitada em questão.

♦ Processar através do botão (1) a transferência automática das entidades seleccionadas para a tabela de controlo de mail’s do separador [Mail].

♦ Preencher conforme pretendido os campos assinalados em (2) e processar a emissão do mail para as entidades seleccionadas via botão (3).

 

 

Validação da operação e envio dos mail's.

♦ Tendo sido seleccionada a opção de guardar na pasta [Draft] os mail’s gerados, após confirmação da sua integridade, poderemos proceder ao seu envio em simultâneo.
♦ Podemos confirmar a anexação dos documentos, a personalização, o registo do prazo, as notas adicionais, o link específico,….

 

Análise estatística consolidada.

a♦ A correcta implementação do sistema, permitirá à empresa dispôr de uma análise estatística de todas as consultas a subempreiteiros, bem como das respostas obtidas.

 

Módulo SR (Special Reports)

  • Geração das fichas com o detalhe dos preços unitários nos modelo Excel exigidos pelos clientes.
  • Relatórios das fichas principais e auxiliares (recursos complexos).
Preparação e exportação de dados do Candy.

♦ Elaborar as worksheets do orçamento em função dos objectivos de informação pretendidos no relatório, nomeadamente ao nível das variáveis pretendidas (nrº homens, nrº de máquinas, coeficiente de produção, …).
♦ Exportar do Candy o(s) adequado(s) ficheiro(s) para a pasta de operação, respeitando a estrutura dos templates de exportação e a metodologia definida no manual.

Preparação do modelo específico de relatório.

♦ Existe liberdade total na configuração do modelo de relatório em função do formato exigido pelo cliente.
♦ O modelo poderá ter um número mínimo de linhas em cada grupo (sugere-se 4), porque o sistema inserirá automáticamente as linhas necessárias.

 

 

Parametrização da operação.

♦ Registo dos ficheiros com dados Candy e modelo de relatório no separador [Parâmetros].
♦ Registo e activação das variáveis a capturar e a registar no relatório no separador [Variáveis]. (ex: nrº homens/máquinas, coef. de produção,…)
♦ Registo dos grupos de recursos exigidos no relatório e respectiva indexação dos recursos e variáveis em cada grupo no separador [Grupos de Recursos].
♦ Registo das coordenadas excel (linha/coluna) dos campos a registar no relatório no separador [Coordenadas 1] – Fichas principais de preços e [Coordenadas 2] – Fichas de preços auxiliares  (recursos complexos), bem como outros campos de configuração.

 

 

 

Processamento de dados e impressão de relatórios.

♦ Processar o tratamento da informação Candy via botão (1).
♦ Caso não sejam detectados problemas no processamento de dados, validar os totais apresentados com os totais Candy.
♦ Processar a impressão do(s) relatório(s) pretendidos via botão (2).

Módulo DT (Data Transfer)

  • Transferência de preços dos ficheiros dos subempreiteiros para os mapas do Candy permitindo a importação para os respectivos mapas comparativos.
  • Transferência de dados Candy para ficheiros Excel com configurações específicas.
Parametrização da operação.

♦ Registo dos ficheiros de origem e destino.
♦ Indicação das colunas dos campos de ligação entre ficheiros, de transferência de dados, de relatório das ligações efectuadas, bem como restantes parâmetros.
♦ A opção de transferência [Preços] está vocacionada para a transferência de preços dos mapas dos subempreiteiros para os mapas Excel preparados para a importação automática no módulo [Mapas Comparativos] do Candy.
♦ A opção [Livre] tem uma imensa capacidade de transferência de dados entre dois ficheiros Excel, incluindo a funcionalidade de converter dados que estejam em linha no ficheiro de origem (Candy) para colunas no ficheiro de destino.

Processamento da transferência de dados.

♦ Análise do sucesso da transferência de dados entre ficheiros.

Módulo CF (Cash Flow)

  • Cálculo e optimização do cash flow de projectos.
  • Simulação de cenários.
  • Análise NPV (Net Present Value).
Exportação de dados Candy.

♦ Exportar o(s) ficheiro(s) do Candy para a pasta de operação, respeitando a estrutura dos templates de exportação e a metodologia definida no manual.

Parametrização da operação.

♦ Parametrização adequada (no aplicável) nas tabelas de sistema do ficheiro de cálculo.
♦ Indicação do ficheiro de cálculo do Cash Flow (CTimeCF.xlsm).
♦ Indicação do(s) ficheiro(s) com os dados Candy, bem como restantes parâmetros.
♦ Transferância (via botão 1) dos dados Candy para o ficheio de cálculo e análise.

Simulações de Cash Flow.

♦ Processamento das diversas simulações do Cash Flow (via botão 2) em função da parametrização efectuada.

> Multi-projecto / multi-revisão / multi-moeda.
> Análise NPV (Net Present Value).
> Recebimentos / pagamentos fraccionados.
> Retenções e respectivos reembolsos.
> Adiantamentos e respectivos reembolsos.
> Financiamentos e respectivos encargos.
> IVA.
> Prazos de recebimento e pagamento específicos.
> Factores de câmbio.

 

Módulo BA (Budget Analysis)

  • Rápidas e fidedignas estimativas de concursos.
  • Comparação de orçamentos / versões de uma proposta.
  • Validação em tempo real de orçamentos em elaboração.
  • Facilitadores do processo de optimização através de análises especiais.
  • Base de dados de diversos tipos de rácios.
  • Visão 360º de um orçamento, através do processamento simultâneo e automático de todos os quadros pretendidos.
  • Dashboard Comercial » potente e flexível “cubo” de informação.
Exportação de dados Candy.

♦ Exportar o(s) ficheiro(s) do Candy para a pasta de operação, respeitando a estrutura dos templates de exportação e a metodologia definida no manual.

Parametrização da operação.

♦ Indicação do(s) ficheiro(s) com os dados Candy.
♦ Indicação do ficheiro de análise (CTimeBA.xlsm), bem como restantes parâmetros.
♦ Processamento do envio de dados para o ficheiro de análise via botão (1).

Consolidação e análises a 360º dos orçamentos elaborados pela empresa.

♦ Cálculo e gravação de rácios na base de dados central SQL – Comercial.
♦ Processamento da multiplicidade de análises possíveis :

> Pré-estimativas de orçamentos.
> Relatório 360º de orçamento.
> Análises especiais para optimização de orçamentos.
> Validação em tempo real de orçamentos em curso.
> Comparação de revisões de orçamentos.
> Evolução temporal dos rácios de propostas para diferentes tipos de obra.
> Dashboard Comercial, para uma visão 360º do desempenho comercial da empresa.

 

Saiba mais....

Gostaria de saber mais sobre o CTimeMS e como ele o poderia ajudar na sua empresa?

Peça uma demonstração e veja por si mesmo o que CTimeMS pode fazer pelo seu negócio.